இமெயில் அறிமுகமாகி பரவலாக புழக்கத்திற்கு வந்த காலத்தில், இந்த நெறிமுறைகள் பற்றி பேசுவதும், நினைவூட்டுவதும் பிரபலமாக இருந்தது. ஆனால் இமெயில் பயன்பாடு இயல்பான பிறகு இந்த நெறிமுறைகள் பற்றி பெரிதாக பேசப்படுவதில்லை.
அதற்காக இமெயில் நெறிமுறைகள் தேவையில்லை என்றோ அல்லது எல்லோரும் இந்த நெறிமுறைகள் கடைபிடிக்கத் துவங்கி விட்டனர் என்றோ பொருள் இல்லை. இன்றளவும் கூட இமெயில் நெறிமுறைகளை மீறும் வகையில்தான் பலரும் மெயில் அனுப்பிக் கொண் டிருக்கின்றனர்.
ஏன் நீங்களும் கூட இந்த தவற்றை செய்து கொண்டிருக்கலாம். அது மட்டும் அல்ல, சரியான முறையில் அமையாத இமெயில்கள் உங்களுக்கு பாதிப்பையும் உண்டாக்கலாம். எனவே இமெயில் நெறிமுறைகளை அறிந்திருப்பதும் அல்லது; அவற்றை மனதில் கொண்டு செயல்படுவது இன்னும் நல்லது.
சரி, இமெயில் நெறிமுறைகள் பற்றி தெரிந்து கொள்ள ஆர்வமாக இருக்கிறதா? இதற்காக பல இணையதளங்கள் இருக்கின்றன என்றாலும், இதன் முக்கிய அம்சங்களை அவுட்பாக்ஸ் டாக்குமண்ட்ஸ் இணையதளம், அழகான வரைபட சித்திரமாக வெளியிட்டுள்ளது. பார்த்தவுடன் பளிச்சென புரியும் அந்த நெறிமுறைகள் வருமாறு...
தலைப்பு முக்கியம்
மெயில் அனுப்பும் போது, அதன் உள்ளடக்கத்தை குறிக்கும் தலைப்பு, அதற்கான கட்டத்தில் இருக்க வேண்டும். இதன் மூலம் மெயிலின் உள்ளடக்கத்தை தெளிவுபடுத்துவதோடு, அதை உடனடியாக படிக்க வேண்டும் என்பதையும் உணர்த்தலாம். அலுவல் மெயில் என்றால் அதற்குரிய தலைப்பு தேவை. எப்போது வேண்டுமானாலும் படிக்க கூடிய மெயில் என்றால், அதையும் தலைப்பு மூலம் உணர்த்துங்கள். இல்லை என்றால் உங்களிடம் இருந்து முக்கிய மெயில் வந்தால் கூட அலட்சியப்படுத்த தோன்றலாம்.
மரியாதை அவசியம்
மெயிலை எப்படி துவங்குகிறீர்கள் என்பது முகவும் முக்கியம். நண்பர்கள் என்றால் வெறும் பெயருடன் கூட துவங்கலாம். ஆனால் அலுவல் நோக்கிலான தொடர்பு என்றால் மரியாதையுடன் துவங்க வேண்டும். டியர் என்றோ, ஹலோ என்றோ துவங்கலாம்.
எழுத்துப்பிழை
எழுத்து பிழை மற்றும் இலக்கணப்பிழை கொண்ட வாசகங்கள் இடம்பெற்றிருக்கும் மெயில் அனுப்புவது பலரும் செய்யக்கூடிய தவறுதான். நண்பர்கள் என்றால் பொறுத்துக்கொள்வார்கள். ஆனால் வேலைக்கு விண்ணப்பிக்கும் போது இத்தகைய தவறுகள் உங்களைப்பற்றிய மோசமான சித்திரத்தை அளிக்கும். எனவே டைப் செய்த பிறகு தகவல் பிழைகளை சரி பார்ப்பது போலவே, எழுத்து பிழைகளையும் சரி பார்த்து திருத்த வேண்டும்.
கடைசியில் முகவரி
இமெயிலை கம்போஸ் செய்யத்துவங்கும் போது முதலிலேயே பெறுபவரின் மெயில் முகவரியை டைப் செய்வது பலரது பழக்கம். ஆனால் முழு மெயிலையும் அடித்துவிட்டு அதன் பிறகே கடைசியாக பெறுபவர் மெயில் முகவரியை அடிக்க வேண்டும். ஏனெனில் சில நேரங்களில் பாதி மெயில் அடித்துக்கொண்டிருக்கும் போது தவறுதலாக சென்ட் பட்டனை அனுப்பி, அரைகுறை வடிவிலான மெயில் அனுப்பபடுவதை இதன் மூலம் தவிர்க்கலாம். அதோடு முழுவதும் சரி பார்த்த பிறகே மெயிலை அனுப்ப வேண்டும் என்பதால் முகவரியை கடைசியில் வைத்துக்கொள்வது நல்லது.
மறுமெயில் வேண்டாம்
இமெயில் அனுப்பிய பிறகு அதை படித்துவிட்டனரா என்று அறியும் ஆர்வம் ஏற்படுவதில் தப்பில்லை. ஆனால் அதற்காக உடனே இன்னொரு மெயிலை அனுப்பக்கூடாது. ஒன்று பொறுமை காக்க வேண்டும். மிகவும் அவசரம் அல்லது முக்கியம் என்றால் போன் அல்லது குறுஞ்செய்தியில் நினைவூட்டலாம். அதே போல மெயிலுக்கான தலைப்பில் அவசரம் என்றோ மிகவும் முக்கியம் என்றோ எல்லாம் குறிப்பிட்டு கலவரத்தை ஏற்படுத்த வேண்டாம். அந்த பொருளை தலைப்பு மூலம் உணர்த்தினால் போதுமானது.
எல்லோருக்குமா?
'ரிப்ளை ஆல்' அம்சம் வசதியானதுதான். ஆனால் எல்லா நேரங்களிலும் எல்லோருக்கும் பதில் அளிக்கும் வசதியை பயன்படுத்தினால் அபத்தமாக முடியும். இந்த வசதியை பொருத்தமான நேரங்களில் மட்டுமே பயன்படுத்த வேண்டும்.
இமெயில் நாகரீகம் பற்றிய இன்போகிராபிக்; http://www.outboxdocuments.co.uk/email-etiquette-checklist/
