இ(ம்சை) மெயில் வேண்டாமே!

இன்றைய தகவல் தொடர்பில் முக்கிய மற்றும் முதல் இடத்தை பிடித்திருப்பது இ - மெயில் என்றால் மிகை இல்லை. காரணம், இதை கையாளுவதும் எளிது. பாதுகாப்பதும் எளிது. கூரியர், தபால், போன், எஸ்.எம்.எஸ். போன்ற தகவல் சாதனங்களை விட செலவு மிகக் குறைவு. மேலும், போன்கள் மூலமும் மெயில் பார்ப்பதும், பதில் அளிப்பதும் சுலபமாகி இருக்கிறது என்பதால் அதன் பயன்பாடு ஜெட் வேகத்தில் உயர்ந்து வருகிறது. 

மெயிலில் விஷயங்களை - விவரங்களை பரிமாறிக் கொள்ளும் போது சில நுணுக்கமான விஷயங்களை கவனித்து செயல்படுவது அவசியம்.

காரணம், இமெயில் என்பது உங்களோடு தொடர்புடையது என்றாலும் அது பல நேரங்களில் உங்களையும் உங்களுடன் தொடர்பில் இருப்பவரையும் பாதிப்புக்கு உள்ளாக்கும் வாய்ப்பு இருக்கிறது.  எனவே நமது இமெயில் அடுத்தவருக்கு இம்சை தரும் மெயில் ஆகிவிடக்கூடாது.

1 மொழி முக்கியம்

பலர் முழு மெயிலையும் (ஆங்கில) பெரிய எழுத்தில் அனுப்புகிறார்கள். இப்படி நீங்கள் அனுப்பினால், யாருக்கு மெயில் அனுப்புகிறீர்களோ அவர்கள் மீது கோபமாக இருக்கிறீர்கள் என்று அர்த்தம்.

பலர் மெயிலை ஆரம்பிக்கும் போதும் முடிக்கும் போது உரிய மரியாதை மொழி இல்லாமல் அனுப்பிவிடுகிறார்கள். இதை தவிர்ப்பது நல்லது. அனைவரும் மரியாதை மற்றும் அன்பை விரும்புகிறவர்களாக இருக்கிறார்கள்.

மெயில் அனுப்பும் பலர் எஸ்.எம்.எஸ். சுருக்க மொழி அல்லது தங்கிலிஷ் -ல் அனுப்புகிறார்கள். இதை தவிர்ப்பது நல்லது. எதிர் முனையில் உங்களின் மெயிலை அதற்குரியவர் படிக்கும் போது, உடன் யார் எல்லாம் இருப்பார்கள் என்று சொல்ல முடியாது. மேலும், பணி தொடர்பான, சீரியஸான விஷயத்தை சுருக்க மொழி அல்லது தங்கிலிஷில் அனுப்புவதை பலரும் விரும்புவதில்லை. அந்த வகையில் முறையாக நல்ல மொழியில் உங்கள் இமெயில் இருப்பது நல்லது.

2. CC மற்றும் BCC-க்களை கவனியுங்கள்.

பலருக்கு மொத்தமாக ஒரு குறிப்பிட்ட மெயிலை அனுப்பும் போது பேருக்கு மெயிலில் To பகுதியில் மொத்த மெயில் ஐ.டிகளையும் சேர்த்து அனுப்பி விடுகிறார்கள். இது இரு வழிகளில் சிக்கலை ஏற்படும்.

முதல் விஷயம்.. நீங்கள் ஒரு மெயிலை நூற்றூக்கானவர்களுக்கு மொத்தமாக  To பகுதி மூலம் அனுப்பினால், அதை பார்க்கும் நபர், அவரை நீங்கள் நூற்றோடு ஒன்றாக சேர்த்துவிட்டதாக நினைக்க வாய்ப்பு இருக்கிறது.

மேலும், அத்தனை பேரின் மெயில் ஐ.டி.களும் அனைவருக்கும் செல்லும் என்பதால் உங்களுடன் தொடர்பில் இருப்பவர்களின் இமெயில் முகவரி, அவருடன் தொடர்பில்லாதவர்களின் கைக்கு போய் சேர வாய்ப்பு இருக்கிறது. அதாவது, இதை அனைவரும் விரும்புவார்கள் என்று சொல்ல முடியாது.

பிறகு எப்படிதான் தீபாவளி, பொங்கல் போன்ற நேரங்களில் அனைவருக்கும் சுலபமாக வாழ்த்துகளை அனுப்புவது என்று நீங்கள் கேட்கலாம்.

அதற்கான பதிலை பார்க்கும் முன் சில அடிப்படை விஷயங்களை பார்ப்பது நல்லது.

மெயில் அனுப்பும் போது யாருக்கு நேரிடையாக அனுப்புகிறோமோ அவருக்கு To பகுதி மூலம் அனுப்ப வேண்டும். ஒருவருக்கு மெயில் அனுப்பும் விஷயம் தொடர்புடைய இன்னொருவருக்கு தெரிய வேண்டும் என்றால் அதற்கு CC பகுதியை பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். CC  என்பது Corbon Copy என்பதன் சுருக்கம்.

உதாரணத்துக்கு, ஒரு பிரச்னை தொடர்பாக போலீஸ் கமிஷனருக்கு புகார் கடிதம் இமெயில் மூலம் அனுப்புகிறீர்கள் என்று வைத்துக் கொள்வோம். இதன் நகலை முதல் அமைச்சர் சிறப்பு புகார் பிரிவுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும் என்றால் CC போட்டு அனுப்ப வேண்டும். அப்போது இந்த புகார் மீது வேகமாக நடவடிக்கை எடுக்க வாய்ப்பு இருக்கிறது. அதாவது, மெயிலை பெறும் போலீஸ் கமிஷனர் இதன் நகல் முதல் சிறப்பு புகாருக்கு அனுப்பப்பட்டிருக்கிறது என்பதை மெயிலில் இருக்கும் CC மூலம் தெரிந்துக் கொள்வார்.

மொத்தமாக அதிக எண்ணிக்கையிலான மெயில்களை அனுப்ப வேண்டும். ஆனால், ஒருவருக்கு  அனுப்பியதை மற்றவர்களுக்கு தெரிய வேண்டியதில்லை என நினைத்தால் மெயிலில் இருக்கும் BCC வசதியை பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். BCC என்பது Blind Corbon Copy என்பதன் சுருக்கம்.

3. வேகமான விவேகமான பதில்!!

மெயில் உங்களின் இன்பாக்ஸில் வந்து விழுந்ததும், பதில் கொடுத்துவிடுவது நல்லது. அதற்கு Reply என்ற பட்டனை தட்டினால் போதும், யாருக்கு பதில் கொடுக்க வேண்டுமே அவர்களின் மெயில் ஐடி உடன் மெயில் தயாராகி விடும். ஒரு மெயில் பல கை தாண்டி வந்திருக்கிறது என்றால் Reply to All பட்டனை தட்டினால் போதும். இது மிக முக்கியம். உங்களின் உயர் அதிகாரி, அவருக்கு கீழ் உள்ள இன்னொரு அதிகாரி மூலம் உங்களிடம் ஒரு விவரம் கேட்க சொல்கிறார் அல்லது செய்யச் சொல்கிறார் என்றால், அதற்கான பதிலை நீங்கள் இரு அதிகாரிகளுக்கும் ஒரே நேரத்தில் Reply to All மூலம் தெரிவித்து விட முடியும்.

அடுத்து மிக முக்கியமான விஷயம்.. சில விஷயங்கள் உணர்ச்சி பூர்வமாக அல்லது பிரச்னைக்கு உரியதாக இருக்கும். அது போன்ற நேரங்களில் 'மெயில் கிடைத்தது, விரைவில் பதில் அனுப்புகிறேன்' என்று பொத்தாம் பொதுவாக மெயிலை மட்டும் தட்டிவிட்டு விட்டு அமைதியாகி விட வேண்டும்.

மேலும், பலர் மெயில் அனுப்பிவிட்டு மெயில் கிடைத்ததா? மெயில் கிடைத்ததா? என எஸ்.எம்.எஸ். அல்லது போன் மூலம் துளைத்து எடுத்துவிடுவார்கள். நாம் வெளியில் எங்கேயாவது இருந்தோம் அல்லது மீட்டிங்கில் இருந்தோம் என்றால் சிக்கல்தான். இது போன்ற பிரச்னையை தவிர்க்க 'ஆட்டோ ரெஸ்பான்ஸ்' என்கிற வசதியை பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். இதை சுமார் சுமார் இரு மாதத்துக்கு ஒரு முறை மாற்றி அமைத்துக் கொள்ள வேண்டும். இந்த வசதி உங்களின் மெயிலில் 'ஆப்ஷன்ஸ்' என்கிற பகுதியில் இருக்கிறது. இதே போல் ஒவ்வொரு முறையும் கடிதத்தை அடித்துவிட்டு உங்கள் பெயர், பதவி முகவரி, செல்போன் எண்ணை அச்சடிப்பதற்கு பதில் 'சிக்னேச்சர்' என்கிற ஆப்ஷனை பயன்படுத்தினால், மெயில் அனுப்பும் போது எல்லாம் இந்த சிக்னேச்சர் விவரம் தன்னிச்சையாக மெயிலில் வந்து உட்கார்ந்துக் கொள்ளும்.

4. அலுவலக மெயில் ஐடியை பயன்படுத்தும் போது..!

நீங்கள் பயன்படுத்துவது அலுவலக மெயில் ஐடி என்றால், அது உங்கள் நிறுவனத்தின் சொத்து என்பதை ஒரு போதும் மறந்துவிடாதீர்கள். அதிலுள்ள விவரங்களை எப்போது வேண்டுமானலும் அலுவலகத்தின் அதிகாரிகள் படிக்க முடியும். பாஸ்வேர்ட் உங்களிடம் இருந்தாலும் அதனையும் தாண்டி அவர்கள் அதை பார்க்க முடியும் என்பதால் பர்சனல் விஷயமாக யாருக்கும் அலுவலக மெயில் ஐடியிலிருந்து அனுப்பாதீர்கள். நான் கம்பெனி விஷயத்தை யாருடனும் பகிர்ந்துக் கொள்ளவில்லையே என்று நீங்கள் சொல்லலாம். ஆனால், பர்சனல் விஷயத்தை பகிர்ந்து கொள்ள அலுவலக மெயில் ஐடியை பயன்படுத்தும் போது அது பல நேரங்களில் பொது விஷயமாக மாறி உங்களுக்கு ஆபத்தாக முடிய வாய்ப்பு இருக்கிறது.

இமெயில் தானே என்று அலட்சியமாக கையாளாமல், கொஞ்சம் கவனத்துடன் இருந்து பிரச்னைகள் எதுவும் வராமல் தடுத்துக் கொள்வோமே !